Politique de confidentialité
Merci de parcourir le site web de Socadis et de vous familiariser avec notre politique de confidentialité (ci-après dénommée la “Politique”).
En explorant notre site web ou en utilisant nos plateformes ou services, vous attestez avoir pris connaissance et compris cette Politique, et vous acceptez que vos informations et données personnelles soient gérées conformément à celle-ci, si applicable.
Introduction
SOCADIS INC. (« SOCADIS ») est chef de file dans le marché de la distribution du livre en langue française au Canada, autant par le chiffre d'affaires que par le nombre de titres distribués. Elle détient des contrats exclusifs de distribution au Canada pour l'ensemble de ses éditeurs. Son réseau de distribution sert le marché de la librairie et autres détaillants indépendants de livres. Et sa division Grande-Diffusion diffuse et distribue les livres de ses clients dans les grandes chaînes.
SOCADIS se préoccupe du respect de votre vie privée et de la protection de vos renseignements personnels. Nous vous invitons à lire notre Politique de confidentialité (la « Politique ») avant d’utiliser nos services, nos plateformes, ainsi que notre site web https:// https://www.socadis.com/ et tous les sous-domaines s’y rattachant.
Dans le cadre de l'utilisation de nos services, SOCADIS est susceptible de collecter et vous êtes susceptibles de communiquer des renseignements personnels. La collecte, l'utilisation et la communication de vos renseignements personnels sont assujetties au cadre juridique applicable en matière de protection des renseignements personnels.
- Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels
- Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPDE/RLRQ, c. P-39.1).
La présente Politique a pour but d'exposer aux utilisateurs de SOCADIS les éléments suivants :
La manière dont sont collectés, utilisés et communiqués leurs renseignements personnels;
Quels sont leurs droits concernant leurs renseignements personnels; et
Qui est responsable de la protection des renseignements personnels collectés, utilisés et communiqués par SOCADIS.
Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?
Définition
Un « renseignement personnel » désigne toute information qui permet de vous identifier personnellement. Cette information peut comprendre sans y être limité, entre autres, vos nom et prénom, genre, adresse postale, numéro de téléphone, adresse courriel, adresse Internet (IP), âge, état civil, situation financière, données de carte de crédit, antécédents en matière de crédit, et renseignements sur votre situation familiale ou votre santé.
Renseignements professionnels
Toutefois, dans un contexte d’affaires, votre nom, titre professionnel, adresse professionnelle, courriel professionnel ainsi que le numéro de téléphone professionnel à titre d’employé d’une organisation pourraient être assujettis à des exemptions en vertu des lois applicables.
Consentement
Vos renseignements personnels
Sous réserve des exceptions et exigences des lois applicables, nous ne communiquerons pas vos renseignements personnels à quelques autres tiers sans votre consentement.
En utilisant nos services ou nos plateformes, vous consentez à la collecte à l'utilisation et à la communication de vos renseignements personnels et confidentiels conformément à cette Politique.
Vous pouvez nous donner votre consentement exprès verbalement, par écrit ou par voie électronique. Ce consentement est manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Il ne vaut que pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles il a été demandé et peut être retiré en tout temps. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle.
Dans certaines circonstances particulières autorisées par la loi, nous pouvons utiliser ou communiquer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous n'ayez donné votre consentement. Par exemple, nous pouvons utiliser vos renseignements personnels, sans votre consentement à des fins compatibles, à des fins manifestement pour votre bénéfice ou pour prévenir ou détecter la fraude. De même, nous pouvons communiquer vos renseignements personnels, sans votre consentement à en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité, en vue de prévenir un acte de violence, à nos fournisseurs de service, et aux fins de la conclusion d’une transaction commerciale.
Avant de nous communiquer des renseignements personnels concernant une autre personne, vous devez obtenir le consentement de ladite personne en ce qui concerne la collecte, l’utilisation et la communication de ces renseignements personnels selon les termes de cette Politique.
Les renseignements personnels concernant un mineur
Les renseignements personnels concernant un mineur de moins de 14 ans ne seront collectés auprès de celui-ci sans le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur.
Traitement des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels est assurée tout au long de leur cycle de vie dans le respect des principes suivants, sauf exception prévue par la loi.
Collecte
Socadis ne recueille que les renseignements personnels nécessaires à la réalisation de ses activités. Avant de recueillir des renseignements personnels, Socadis détermine les finalités de leur traitement. Seuls sont collectés les renseignements personnels strictement nécessaires aux finalités indiquées.
La collecte de renseignements personnels se fait auprès de la personne concernée sur la base d’un consentement manifeste, libre et éclairé et donné à des fins spécifiques en utilisant des moyens licites et légitimes. Nous obtenons généralement votre consentement avant la collecte et, dans tous les cas, avant l’utilisation ou la communication de vos renseignements personnels à toute fin que ce soit.
Utilisation
Socadis n’utilise les renseignements personnels qu’aux finalités pour lesquelles ces renseignements ont été collectés. Cependant, elle peut modifier ces finalités si la personne concernée y consent préalablement.
Lorsque la Loi le prévoit expressément ou lorsqu’un traitement est jugé plus à risque pour les personnes concernées, il fait alors l’objet d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) afin de minimiser les risques identifiés.
Socadis établit et maintient à jour un inventaire de ses données de renseignements personnels.
Socadis gère les droits d’accès des employés afin que seuls aient accès aux renseignements personnels, les employés soumis à un engagement de confidentialité et ayant besoin d’y avoir accès dans le cadre de l’exercice de leurs fonctions.
Voici quelques exemples d’utilisation de vos renseignements personnels, sans se limiter à ceuxci :
Traiter votre candidature aux postes que nous affichons;
Traiter la paie, les assurances collectives et autres services offerts par votre emploi chez Socadis;
Évaluer la solvabilité d’un client;
Facturer les services que nous fournissons et en percevoir le paiement;
Analyser, développer, gérer et améliorer nos offres de services;
Recueillir votre opinion et commentaire au moyen de sondages;
Remplir nos obligations, notamment en ce qui a trait au respect des règles d’identification lors de demandes sur des renseignements personnels;
Toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables.
Communication
Lorsque les renseignements personnels sont communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée ou sont transférés hors Québec, Socadis procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour s’assurer que les renseignements personnels bénéficient d’une protection adéquate, notamment au regard des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. Une communication à des tiers est consignée au Registre de traitement et responsable (RdT).
Nous pouvons par ailleurs communiquer des renseignements personnels lorsqu’il est nécessaire de recouvrer des comptes impayés ou déterminer la solvabilité, ou lorsqu’il est nécessaire de se conformer à des ordonnances d’un tribunal, à des règles d’organismes réglementaires ou de répondre aux exigences liées à l’assurance, ou lorsque nous croyons raisonnablement qu’une tierce partie faisant une demande de renseignements personnels agit pour votre compte, à titre de mandataire.
Conservation
Les données électroniques de Socadis sont stockées principalement sur des serveurs situés au Québec et possiblement sur des serveurs situés au Canada pour certains de ses fournisseurs de services tel que la paie, les assurances collectives, etc.
Nous pouvons conserver vos renseignements personnels ou votre correspondance dans un dossier qui vous est propre lorsque vous êtes employé de Socadis. Nous utiliserons, communiquerons ou conserverons vos renseignements personnels le temps nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve du délai prévu à son calendrier de conservation ou comme la loi le permet ou l’exige.
Socadis prend toutes les mesures raisonnables afin que les renseignements personnels qu’elle détient soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés.
Destruction et anonymisation
Lorsque sont atteintes les finalités pour lesquelles les renseignements personnels ont été collectés, ces renseignements sont détruits ou anonymisés, suivant les délais prévus au calendrier de conservation.
Témoins de connexion
Socadis peut utiliser des témoins (que l’on appelle « cookies » en anglais) pour récupérer des données concernant l’utilisation de notre site Internet. Nous utilisons des témoins de connexion (cookies) et des technologies connexes pour collecter des renseignements personnels. Ces renseignements nous permettent d’analyser le trafic et les interactions sur nos plateformes afin d'améliorer l'expérience utilisateur et de fournir une expérience personnalisée.
Pour plus d’informations, veuillez consulter notre politique sur les témoins de connexion https://www.emploisocadis.com/politique-de-confidentialite.
Sécurité des renseignements personnels
Socadis a mis en place des mesures de sécurité raisonnables afin d’assurer la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits. Ces mesures prennent notamment en compte le degré de sensibilité des renseignements personnels, la finalité de leur collecte, leur quantité, leur localisation et leur support. Les mesures de sécurité que nous prenons peuvent prendre la forme de mesures de sécurité technologiques (ex : pare-feu, gestion des accès), physiques (restrictions d’accès à des locaux, verrouillage de classeurs) ou organisationnelles (politiques, procédures, formation).
Socadis s’assure que tous les tiers qui sont choisis pour fournir des services en notre nom et qui ont accès aux renseignements personnels sont tenus par contrat d’exercer leurs activités d’une manière qui est conforme à notre de la politique en matière de protection des renseignements personnels.
Nos employés et partenaires sont formés et sensibilisés annuellement à l'importance de protéger vos renseignements personnels.
Nous révisons occasionnellement nos mesures de sécurité pour nous assurer qu’elles sont bien appliquées, qu’elles sont encore pleinement efficaces et qu’elles conviennent toujours compte tenu de l’évolution de nos systèmes et des technologies de l’information.
Incidents de confidentialité
Tout incident de confidentialité est pris en charge conformément à la Procédure en cas d’incident de confidentialité. Socadis prend alors les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent. Elle met à jour le programme de protection des renseignements personnels de Socadis, le cas échéant.
Tout incident de confidentialité est signalé au responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) et est consigné au Registre incident confidentialité.
Accès à vos renseignements personnels et rectification
Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. Ce droit ne peut être exercé que par vous, sauf si vous consentez expressément à ce qu’un tiers agisse en votre nom. Pour exercer ce droit, vous devez présenter une demande écrite, accompagnée d’une preuve d’identité, afin que nous puissions vérifier que la demande provient bien de vous. Nous vous transmettrons vos renseignements sous une forme compréhensible, dans les délais prévus par la loi, sous réserve des restrictions légales applicables.
Si vous constatez que vos renseignements personnels sont inexacts, incomplets, équivoques, ou encore s’ils ont été recueillis, utilisés, communiqués ou conservés en contravention à la loi, vous pouvez demander leur rectification. Nous corrigerons alors ces renseignements et, s’il y a lieu, transmettrons les corrections aux tiers concernés.
Conformément à la Loi 25, vous avez également le droit de recevoir, sur demande écrite, les renseignements personnels que nous avons recueillis directement auprès de vous dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Lorsque cela est techniquement possible, vous pouvez aussi demander que vos renseignements soient transmis directement à une autre organisation. Ce droit s’applique uniquement aux renseignements informatisés recueillis auprès de vous.
En fonction des exigences prévues par la loi, vous pouvez également bénéficier de droits supplémentaires, notamment :
le droit de contrôler la diffusion de vos renseignements personnels ;
le droit d’être informé et de présenter des observations concernant une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé ;
le droit de demander des informations sur les catégories de renseignements personnels collectés et sur les modalités de leur traitement.
Enfin, vous avez aussi le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité compétente en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Commission d’accès à l’information du Québec, dans votre région de résidence ou là où une violation présumée a eu lieu.
Pour exercer l'un de ces droits, vous devez soumettre une demande ou pour obtenir de plus amples renseignements sur vos droits d’accès, communiquez avec le responsable de la protection des renseignements personnels :
Responsable de la protection des renseignements personnels
420, rue Stinson
Ville Saint-Laurent (QC)
H4N 3L7
vieprivee@socadis.com
Engagements
Nous nous engageons à répondre à vos questions et préoccupations en ce qui concerne la présente Politique et la protection de vos renseignements personnels.
Délai de réponse à une demande d’information écrite
Nous répondrons à chacune de vos demandes écrites dans les trente (30) jours suivant la réception de votre demande. Si nous ne pouvons respecter ce délai, nous vous en aviserons par écrit. Vous avez le droit de déposer une plainte à la Commission d’Accès à l’Information (CAI) si nous ne répondons pas à votre demande dans le délai prévu par la Loi.
Frais d’accès à vos renseignements personnels
L’accès à vos renseignements personnels est gratuit. Cependant, des frais raisonnables peuvent être facturés pour la transcription, la reproduction ou la transmission de vos renseignements. Dans ce cas, une estimation des coûts vous sera communiquée avant tout traitement de votre demande.
Votre demande sera traitée dès que nous aurons reçu votre confirmation de l’acceptation des frais, s’il y a lieu. Si vous ne confirmez pas dans un délai raisonnable, votre demande pourra être suspendue jusqu’à ce qu’une nouvelle confirmation soit reçue.
Date d’entrée en vigueur de la Politique
La présente Politique entre en vigueur le 7 juillet 2026. Elle remplace toutes versions antérieures.
Date d’entrée en vigueur de la Politique
SOCADIS se réserve le droit, de modifier cette Politique en tout temps. Toute modification sera publiée sur le site Internet de SOCADIS. Sous réserve des lois applicables, nous vous informerons de toute modification apportée à la présente Politique. Votre utilisation des services de SOCADIS à la suite de l'affichage des modifications apportées à la Politique constitue une acceptation de ces modifications.